¿Sabes lo que es el ciclo PDCA? Conoce todas las etapas y ve cómo puede aplicarse a tu negocio.

El ciclo PDCA o Ciclo de Deming es una metodología de gestión que tiene como objetivo la mejora constante de los procesos. Este ciclo consta de cuatro pasos: planificar (plan), hacer (do), verificar (check) y actuar (act).

Para adaptarse a los cambios del mercado, aumentar la eficacia, acelerar la productividad y satisfacer las necesidades de los clientes es necesario tener un método. Conocido por los directivos desde hace aproximadamente un siglo, el ciclo PDCA sigue siendo ampliamente utilizado y puede contribuir en gran medida a la optimización de los procesos de tu empresa.

¿Quieres entender mejor los pasos de este ciclo y cómo se puede aplicar a tu negocio? ¡Continúa leyendo!

¿Qué es el ciclo PDCA?

PDCA es un acrónimo en inglés de Plan (planificar), Do (hacer), Check (verificar) y Act/Adjust (actuar o ajustar).

El concepto PDCA, por tanto, está vinculado a un proceso de mejora continua que debe aplicarse a través de estos cuatro pasos, que se ejecutan de forma cíclica con el objetivo de acelerar y mejorar la calidad de los productos o procesos.

¿Es el ciclo PDCA una herramienta?

Es una metodología excelente y simple para aquellas organizaciones que desean crear una ventaja sostenible, ayuda a crear un ciclo de mejora interminable que se puede aplicar para la experiencia del cliente, la experiencia de los empleados, el liderazgo, la estrategia, la innovación y la agilidad; que son los componentes básicos que utilizamos para empoderar a las empresas para que cumplan y realicen lo que necesitan para prosperar. ¡Es clave para crear y lograr un crecimiento sostenible!

También llamado ciclo de Deming o ciclo de Shewhart, el PDCA es una metodología que puede aplicarse en cualquier proceso empresarial (o incluso en la vida personal) que necesite una mejora constante.

El método PDCA se desarrolló en la década de 1920 y adquirió mayor notoriedad en los años 50’, cuando el padre de la gestión de la calidad, William Edwards Deming, puso en práctica la lógica de planificar, ejecutar, analizar y corregir un proyecto de gran envergadura: la reconstrucción de la infraestructura industrial japonesa tras la Segunda Guerra Mundial.

¿Por qué se conoce como ciclo?

Un sistema lineal reconoce el último paso como terminado y esa no es la lógica del PDCA. Un ciclo de mejora continua, como propone este método, se basa en la repetición y en los sucesivos intentos de optimizar los procesos.

El trabajo de PDCA es recursivo, es decir, a lo largo del proceso hay que planificar, ejecutar, medir los resultados, analizarlos, encontrar mejoras, ponerlas en práctica y, a continuación, iniciar un nuevo ciclo.

¿Cuáles son los pasos del ciclo PDCA?

¿Cómo hacer un PDCA paso a paso? El ciclo PDCA incluye los siguientes pasos secuenciales, que deben realizarse sin saltarse ninguna fase:

P: plan (planificar)

El primer paso cuando se quiere optimizar un proceso o mejorar una entrega o un producto es planificar. Es necesario que los objetivos estratégicos de la empresa, así como las expectativas del cliente, estén alineados para cumplir los siguientes pasos:

Inicialmente, es necesario hacer un diagnóstico para identificar los problemas existentes, definir las prioridades de lo que hay que mejorar o incluso detectar nuevas oportunidades.

Una vez estipulado el objetivo, hay que desglosarlo en metas posibles y tangibles. Aquí es importante reunir datos e información para determinar el alcance del trabajo.

Con el equipo reunido, es el momento de poner la planificación por escrito: crear un plan de acción con las actividades que hay que realizar para que se cumplan los objetivos, fijar plazos y un calendario de ejecución y designar a los responsables.

También se deben definir indicadores clave de rendimiento (KPIs), que son las métricas que se analizarán en los siguientes pasos.

D: do (hacer)

Ahora es el momento de poner en práctica la planificación. Para que el equipo ejecute lo descrito en el plan, es necesario contar con una formación específica.

Durante la ejecución, intenta también recoger datos para poder controlar el proceso y medir los resultados. Regístralos, independientemente de si son positivos o negativos.

C: check (verificar)

Ahora analiza los resultados. Aquí es importante contar con parámetros objetivos y cuantitativos para poder verificar realmente la mejora del proceso y el nivel de calidad y compararlos con los ciclos anteriores.

Es en esta fase en la que podrás identificar problemas o fallas en el proceso, que podrán ajustarse posteriormente.

A: act (actuar)

La letra "A" del acrónimo PDCA también puede significar adjust ("ajustar") y consiste en las acciones que deben implementarse para corregir las fallas detectadas en el paso anterior. En este momento es posible apuntar soluciones a los problemas y luego rehacer la planificación teniendo en cuenta los nuevos resultados.

En esta fase se dan dos situaciones:

Si se consigue el resultado esperado, puede servir de referencia para otros procesos y sectores de la empresa u otras unidades, por ejemplo.

Si el resultado no está a la altura de las expectativas, hay que analizarlo para encontrar nuevas soluciones.

Es importante decir que el mercado es muy dinámico, se crean innovaciones tecnológicas todo el tiempo y es muy difícil que un patrón que funcionaba bien se consolide como definitivo. Aunque la estrategia haya funcionado bien, es probable que haya algo que mejorar, entrando de nuevo en el ciclo PDCA.

¿Cuándo utilizar el PDCA?

El método puede emplearse en cualquier proceso, de modo que la empresa se encuentra siempre en un ciclo de mejora continua para implantar normas y aumentar la eficiencia.

Cuantas más repeticiones se hagan, mayor será la ganancia de calidad y mejor será la entrega al cliente, aumentando la ventaja competitiva.

El PDCA puede utilizarse para:

Gestión rutinaria: estandarizando los procesos del día a día de la empresa y definiendo un nivel de calidad para las actividades.

Gestión para la mejora: estableciendo un cierto nivel de calidad, pero buscando siempre una nueva adaptación a las inestabilidades externas, encontrando formas de diferenciarse y destacar en el mercado.

PDCA: ejemplos

Para aclarar el significado de PDCA, podemos mostrar, de forma simplificada, un ejemplo de un problema resuelto mediante este método. Se trata del desarrollo de un nuevo paquete de champú.

Al identificar que los clientes no están satisfechos con el envase porque parte del producto se desperdicia, la empresa de cosméticos podría:

Reunir al equipo de desarrollo de productos y P&D y recoger la información aportada por el equipo de atención al cliente. A partir de ahí, planificar un nuevo envase que satisfaga las expectativas del cliente y evitar los desperdicios.

Con un plan de acción definido con plazos, objetivos y responsables, se inicia realmente la producción del envase.

Con los datos recogidos en la fábrica, como la cantidad de materias primas utilizadas, el tiempo de producción y otros, el equipo controla el proceso y verifica los resultados. En este momento se lanza el nuevo envase y se recogen las nuevas opiniones de los clientes.

Con toda la información recopilada, se analiza el rendimiento y se proponen nuevas soluciones para una nueva mejora, iniciando el siguiente ciclo.

Utilizado desde hace muchos años, el ciclo PDCA puede considerarse una simplificación de varias otras metodologías que buscan la mejora continua. Este es el caso del ciclo de mejora continua BPM.

Una empresa centrada en la Gestión de Procesos de Negocio planifica, traza, ejecuta, documenta, supervisa y perfecciona sus procesos de forma constante y sucesiva. Podríamos decir que es un método PDCA más complejo y detallado.

Con el uso de un sistema BPM (BPMS), es posible automatizar estos pasos y aplicar el método PDCA en toda la cadena de la empresa, optimizando los procesos de extremo a extremo.

Un ejemplo en el que intervienen el PDCA y la tecnología sería un plan de acción para reducir el uso de papel en la empresa:

En este caso, se analiza el problema y se traza como plan de acción la implantación de un sistema de ECM (Gestión de Contenido) y se prioriza un proceso que sirva de inicio.

Después de definida la necesidad de un sistema ECM, se inicia la fase de implantación de este sistema.

Una vez implantado, tenemos el uso del sistema con los procesos que antes generaban un volumen de papel, ahora generando datos en el sistema, como, por ejemplo, un proceso de embudo de ventas que termina en una contratación y se genera un contrato firmado. Normalmente el contrato se almacenaría en una carpeta física, pero con este sistema se almacenará automáticamente.

Al final del ciclo se analizan los resultados obtenidos con la implantación del sistema, se ven nuevas oportunidades en otros procesos y también las mejoras que se pueden producir en éste.

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